EL SIG EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS

La aplicación de los sistemas de información gerencial (SIG) son muy importantes para las empresas ya que nos permite el crecimiento, fortalecimiento y desarrollo de la empresa en el mercado, además  ayuda al crecimiento de la economía en un país en vía de desarrollo como Colombia.

  Las  ventajas de la implementación del SIG  son datos físicamente almacenados, el mantenimiento y recuperación de los datos se puede realizan a costos cómodos para el empresario, los modelos pueden ser analizados y probados rápidamente, ya que la información registrada correctamente, permite que las empresas puedan tomar decisiones adecuadamente.

Las desventajas de los sistemas de información gerencial son el alto costo de inversión, y, el tiempo requerido para utilización de los software, necesitan de personal capacitado para mantener los datos en forma digital en los computadores, también se corre con el riesgo de que la información registrada no se correcta, lo cual puede generar que los empresarios se confíen demasiado en los resultados y tomen malas decisiones.

Los sistemas de información gerencial (SIG) en las empresas Colombianas nos ayuda al crecimiento competitivo de la organización además nos brinda  optimas decisiones, pero se debe tener en cuenta que la adquisición de los equipos y programas los costos son altos.

DEFINICIÓN Y DIFERENCIAS ENTRE UN ERP Y CRM

ERP:es un sistema de información integral que incorpora los procesos operativos y de negocio de una empresa.

CRM :la administración de la relación comercial con los clientes de una empresa.
Diferencias:

ERP:

•  Planifica los recursos de la empresa
•  Mantiene la historia administrativa y contable con nuestro cliente

CRM:

• Nos permite establecer una relación más cercana con el cliente
• Nos permite saber las necesidades del cliente, sus preferencias,  mantener la historia y la evolución de nuestra relación con el cliente, cuantas veces conversamos con él, cuanto hace que no nos comunicamos, cuando fue la última vez que enviamos un pedido o un catálogo, cuantos correos intercambiamos.
• Nos brinda datos que hacen al servicio que le ofrecemos y de esa manera nos ayudará a retenerlo y atenderlo como merece.

Análisis: estos sistemas son muy importantes dentro de una organización ya que  la combinación de los dos nos permite conocer las necesidades de los clientes y  saber lo que esperan de la organización, de  esta manera seremos más competitivos en el mercado.

QUE ES UN ERP Y COMO SELECCIONARLO?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. .

El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Proceso de selección de un sistema de gestión:

1) Creación de un Comité de Selección que abarque un grupo de personas de distintas áreas de la empresa para la toma de decisión de la adquisición del software de gestión.

2) Recopilación de información de los diferentes proveedores de programas de gestión.

3) Valorar las soluciones basados en las características del software de gestión, el servicio que ofrece el proveedor y la confianza que ofrece dicho proveedor.

4) Recepción de presupuestos y propuestas detalladas con los costes en cada una de las etapas de implantación del programa de gestión.

5) Toma de la decisión basada en consenso del comité de selección.

Análisis: el ERP es un sistema informático el cual está diseñado para el control y administración, esta herramienta nos permite mejorar la forma en que manejamos nuestras operaciones ya que las manejamos con mayor rapidez, automatización y orden .este sistema nos permite tener un óptimo control administrativo en nuestra organización.

Análisis y conclusiones del SIG en las empresas colombianas

En Colombia la importancia y el uso del SIG se ve limitado en la pymes por la falta de capital  para la contratación de personas capacitadas para depurar la cantidad de información y dejar solamente la más relevante para la toma de decisiones acertada para direccionar la empresa  a corto y largo plazo. La tecnología que poseen en equipos de computo (hardware y software) no es adecuado.

Con todo lo anterior los informes que obtienen no son lo suficientemente  veraces para optimizar la toma de decisiones. No es que no exista la información sino falta la, depurarla, de manera que al procesarla nos origine informes precisos en calidad y cantidad que nos garantiza la mejor toma de decisiones.

¿CUAL ES LA APLICACIÓN PARA LA GESTIÓN EMPRESARIAL DE ESTOS?

La aplicación de los sistemas  operativos, sistemas de datos y hardware  nos permite  un mejor desarrollo de nuestras tareas dentro de la organización y procesar de manera organizada la información que nos generan los informes puntuales y adecuados para la toma de decisiones por el gerente o administrador.

¿QUE ES EL SISTEMA GESTOR DE DATOS?

Son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan.El propósito general de los sistemas de gestión de bases de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización.

¿QUE SON LOS SISTEMAS OPERATIVOS?

Un sistema operativo (SO) es un programa o conjunto de programas que en un sistema informático gestiona los recursos de hardware y provee servicios a los programas de aplicación, y corre en modo privilegiado respecto de los restantes.

QUE ES HARDWARE?

Hardware corresponde a todas las partes tangibles de un sistema informático sus componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos. Sus cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado; contrariamente, el soporte lógico es intangible y es llamado software.

FUNCIONES DE HARDWARE:

el hardware se clasifica en dos categorías: 

• el hardwarebásico: que abarca el conjunto de componentes indispensables necesarios para otorgar la funcionalidad mínima a una computadora.

•  el hardware complementario: como su nombre indica, es el utilizado para realizar funciones específicas (más allá de las básicas), no estrictamente necesarias para el funcionamiento de la computadora.

CUALES SON LOS PASOS PARA ANALIZAR UN SIG?

 PASOS PARA ANALIZAR UN SIG:

1. Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)

2.- Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios.

3.- Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.

4.-Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

5.-Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.

6.-Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores

7.-Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

8.-Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.

9.-Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LAS PYMES:

    

Las  pequeñas y medianas empresas está en desventaja para tener acceso a la tecnología, y desarrollar e instaurar un SIG; las razones son diversas: altos costos, carencia de tiempo y de recursos humanos, falta de acceso a la información; en tal sentido, a las PYMES se les hace difícil llevar a cabo internamente, actividades relacionadas con un sistema de apoyo a sus decisiones gerenciales para la obtención y mantenimiento de las ventajas competitivas ante el entorno de crisis actual.

CUALES SON LOS FACTORES QUE DETERMINAN EL DESEMPEÑO DE LOS SIG?

·       Personal capacitado para la creación, desarrollo y control de SIG.

·         Evaluación de la  forma  como se obtiene la información y su pertinencia.

·         Medios tecnológicos de acuerdo al avance actual.

CUALES SON LAS NECESIDADES DE UN SIG?

 

·    Manejo de decisiones suficiente (amplia )para la toma de decisiones.
·  Utilización de tecnologías adecuadas.
·  Recursos financieros suficientes.
· Voluntad y decisión de la administración para desarrollar un sistema de información.
·  Tiempo para el desarrollo del SIG.

DESARROLLO DE UN SIG

Para lograr el desarrollo del SIG se debe partir de elementos tecnológicos y depurar los datos suministrados (exactitud, puntualidad de los informes).Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa. Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe.

Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos.Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas.

Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización.

COMO SE EFECTÚA LA PLANEACIÓN Y EL CONTROL DE LOS SIG?

Para poder cumplir con la planeación y control la información del sistema debe ser :

• Calidad:  real y veraz.

• Oportuna: para llegar a un control efectivo antes de que cambien las condiciones .

• Cantidad: suficiente pero no excesiva  .

• Relevante que se relacione con la responsabilidad y funciones del administrador .
  

CUALES SON LAS ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LOS SIG?

 ACTIVIDADES PRINCIPALES  DE LOS SIG:

1. Recibo y procesamiento de datos
2. Organización de los datos en informes computarizados
3. Genera sistemas ordenados para actividades, informes internos y expara el uso del administrador.

¿ QUE SON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG)?

                                                          

Es el conjunto de elementos que existe entre las personas, la tecnología, procedimientos y datos, los cuales interactúan entre sí proporcionando información para apoyar todas las actividades dentro de una organización. El SIG proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación actual de la organización, identificando los problemas actuales y encontrando soluciones.

ESTRUCTURA DE UN SIG

1.-La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.

2.-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.

3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.

4.-El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración.